Rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn ennalta antamaa suostumusta.

Yksittäistapauksissa, asiakaspalvelun varmistamiseksi, ja kun rekisteröidyn suostumusta ei ole voitu etukäteen hankkia, rekisteröidyn yhteystiedot voidaan luovuttaa toimeksiannostamme toimivalle yritykselle (esim. kuljetusliike) tai toiselle Aerzen-konserniin kuuluvalle yritykselle yksilöityä yhteydenottotarvetta varten.

A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)

Rekisterin aineistoa ei normaalisti käsitellä manuaalisesti. Mikäli sähköisestä rekisteristä tulostetaan tietoja paperille tilapäistä käyttötarvetta varten, tiedot säilytetään yrityksen lukituissa sekä murtosuojausjärjestelmällä varustetuissa toimitiloissa ja tuhotaan asianmukaisesti tilapäisen käyttötarpeen päätyttyä.

B. ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)

Rekisteri sijaitsee tietokoneen massamuistissa yrityksen lukituissa sekä murtosuojausjärjestelmällä varustetuissa toimitiloissa. Massamuistista on tiedonsiirtoyhteys lähiverkkoon, johon kirjautuminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Tietojen luku-, muuttamis- ja poisto-oikeus on kaikilla yrityksen vakituisilla työntekijöillä. Yrityksen lähiverkko on yhdistetty julkiseen tiedonsiirtoverkkoon reitittimen ja palomuurin välityksellä. Nämä edustavat ajanmukaista tekniikkaa, ja estävät asiaankuulumattomat ulkopuoliset yhteydenotot yrityksen lähiverkkoon. Varmuuskopio rekisteristä säilytetään siirrettävällä massamuistiyksiköllä yrityksen toimitiloista erillään olevassa lukitussa kohteessa.

Rekisterissä säilytetään ainoastaan liike- ja asiointiyhteyksien kannalta oleellisia tietoja. Rekisteröidyn henkilön tiedot poistetaan oma-aloitteisesti, jos tiedetään, tai on syytä olettaa, että henkilöön ei enää jatkossa olla liike- tai asiointiyhteydessä.